Listonosz już nie zostawi awiza? Wkrótce wielkie zmiany

Koniec awiza? Listy polecone przechodzą do historii

Do tej pory przedsiębiorcy często musieli stawiać się na poczcie, by odebrać ważne pisma urzędowe. Listonosze pozostawiali awiza, gdy adresata nie było w domu, a nieodebrane listy mogły przepaść. Od 1 kwietnia 2025 roku dla wielu firm to się zmieni. Wprowadzenie e-Doręczeń sprawi, że oficjalna korespondencja od urzędów będzie trafiać do cyfrowej skrzynki odbiorczej, a nie do skrzynki pocztowej. Taki system ma wiele zalet – eliminuje konieczność fizycznego odbioru listów, zmniejsza koszty przesyłek i zwiększa ich bezpieczeństwo. Z drugiej strony nie wszyscy przedsiębiorcy są gotowi na taką cyfrową rewolucję.

Co to są e-Doręczenia i jak działają?

E-Doręczenia to system elektroniczny, który ma zastąpić tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru. Jeśli przedsiębiorstwo ma adres w systemie e-Doręczeń, urzędy nie będą już wysyłać mu papierowej korespondencji. Zamiast tego wszystkie pisma trafią do specjalnej cyfrowej skrzynki. Każdy użytkownik systemu otrzymuje unikalny adres w formacie AE:PL-XXXXX-XXXXX-XXXXX, który gwarantuje bezpieczeństwo komunikacji. Wysłane wiadomości mają pełną moc prawną, co oznacza, że potwierdzenie odczytania wiadomości jest równoznaczne z tradycyjnym potwierdzeniem odbioru listu poleconego.

Kogo obejmie obowiązek korzystania z e-Doręczeń? 

Nowe przepisy obejmą firmy zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) do końca 2024 roku. Od 1 kwietnia 2025 roku te podmioty będą musiały korzystać z e-Doręczeń jako podstawowego sposobu odbierania oficjalnej korespondencji od urzędów. Obowiązek nie dotyczy jeszcze osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, ale w przyszłości system może zostać rozszerzony również na tę grupę przedsiębiorców.

Jak założyć adres e-Doręczeń?

Założenie adresu w systemie e-Doręczeń jest darmowe i odbywa się w kilku krokach.

1. Wejdź na stronę www.biznes.gov.pl i znajdź zakładkę dotyczącą e-Doręczeń.
2. Złóż wniosek o nadanie adresu w systemie.
3. Po akceptacji wniosku adres zostanie dodany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
4. Po aktywacji adresu przedsiębiorca otrzymuje dostęp do darmowej cyfrowej skrzynki do odbioru korespondencji.

System gotowy na zmiany, ale czy bezproblemowy?

Poczta Polska, która jest operatorem systemu, zapewnia, że jest gotowa na obsługę większej liczby użytkowników. Do tej pory nadano już ponad 7 milionów przesyłek w ramach e-Doręczeń. Mimo to wcześniejsze wdrożenia systemu nie obyły się bez problemów. Pojawiały się doniesienia o trudnościach z logowaniem, naruszeniach danych osobowych oraz zagubionych wiadomościach. Wzrost liczby użytkowników oznacza, że system zostanie poddany kolejnemu testowi. Wprowadzenie obowiązku dla kilku tysięcy nowych firm pokaże, czy infrastruktura e-Doręczeń rzeczywiście jest gotowa na tak duże obciążenie.

Zalety i wady e-Doręczeń

Zalety:

• brak konieczności odbierania listów poleconych na poczcie,
• szybsza i wygodniejsza komunikacja z urzędami,
• niższe koszty wysyłki dla administracji publicznej,
• zwiększone bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów.

Wady:

• problemy techniczne przy pierwszych wdrożeniach,
• nieprzygotowanie części przedsiębiorców na cyfryzację,
• konieczność regularnego sprawdzania skrzynki e-Doręczeń.

Wprowadzenie e-Doręczeń to kolejny krok w stronę cyfryzacji administracji publicznej. Od 1 kwietnia 2025 roku firmy zarejestrowane w KRS będą musiały odbierać urzędową korespondencję wyłącznie elektronicznie. To koniec listów poleconych dla tej grupy przedsiębiorców. Choć system oferuje wygodę i oszczędność czasu, nie wszyscy są do niego przekonani. Wcześniejsze problemy techniczne budzą obawy, a część firm może nie być gotowa na przejście na cyfrową komunikację.